Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit – gemeinsam mit SAGA hat die Sparkasse Dortmund ihren gesamten Posteingangsprozess erfolgreich neu gedacht.
Im Rahmen des Projekts übernimmt SAGA zukünftig die vollständige dezentrale Bearbeitung des physischen Posteingangs. Ziel war es, Dokumente schneller verfügbar zu machen, interne Ressourcen zu entlasten und höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten.
Die Lösung auf einen Blick
SAGA verantwortet heute den kompletten End-to-End-Prozess:
- Zentrale Umleitung der Eingangspost zu SAGA
- Sortierung und Öffnung aller zu öffnenden Sendungen
- Sichergestellte Aussortierung sensibler, nicht zu öffnender Sendungen
- Hochwertige Digitalisierung sämtlicher Dokumente
- Intelligente Einzelklassifizierung nach Dokumentarten, Organisationseinheiten u. v. m.
- Tagesaktuelle Übertragung der Daten an das Input-Management der FI
- Rückführung rückgabepflichtiger Originale an die Sparkasse
- Sichere Lagerung aller übrigen Dokumente mit anschließender, datenschutzkonformer Vernichtung
Die Umsetzung erfolgte schrittweise in mehreren Projektphasen, wodurch ein reibungsloser Übergang und eine sukzessive Produktivsetzung sichergestellt ist.
Der Mehrwert für die Sparkasse Dortmund
- Schnellere Prozesse: Dokumente stehen den Fachabteilungen deutlich früher digital zur Verfügung
- Maximale Transparenz: Klare Strukturen und jederzeit nachvollziehbare Abläufe
- Entlastung der Mitarbeitenden: Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten statt manueller Postbearbeitung
- Sicherheit & Compliance: Erfüllung aller regulatorischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen
Das Ergebnis: ein stabiler, zukunftssicherer Posteingangsprozess – effizient, digital und skalierbar.
„SAGA hat unseren Posteingang auf ein neues Niveau gehoben. Die Zusammenarbeit ist professionell, partnerschaftlich und von hoher Umsetzungskompetenz geprägt.“ – Louis Isenberg, Projektteam, Sparkasse Dortmund