POSTEINGANG / RECHNUNGSEINGANG SCANNEN

Das papierlose Büro – maßgeschneiderte Effizienz durch Digitalisierung
  monatlich kündbar       schnell und einfach eingerichtet       Zeit- und Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente

OPTIMIEREN SIE IHRE ARBEITSABLÄUFE: DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPOST UND RECHNUNGSEINGANG

Die Digitalisierung von bestimmten Arbeitsprozessen eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung. Wir bieten die passenden Lösungen für Ihre Post und Rechnungen ohne aufwändige Prozessumstellungen in Ihrem Unternehmen.

Mit dem digitalen Posteingang werden nicht nur Ihre Arbeitsabläufe im Allgemeinen schneller und effektiver, insbesondere Ihre Kommunikationswege werden kürzer und direkter. Ihr Personal kann entsprechend seiner Kernkompetenz eingesetzt werden, anstatt den Posteingang oder andere Dokumente bearbeiten zu müssen. Die SAGA scannt und verarbeitet Ihre allgemeine Post einerseits und bereitet andererseits Ihre Rechnungen digital für die Buchung vor.

JETZT RISIKOLOS TESTEN

Wir bieten Ihnen bis zum 31.10. die Möglichkeit, unseren Service für einen Monat kostenfrei zu testen.

Die Vorteile des digitalen Posteingangsservices

  • Sofortige Verfügbarkeit sämtlicher Post bzw. Eingangsrechnungen
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumentenmanagement
  • Gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter
  • Keine manuelle Erfassung durch Ihre Buchhaltung nötig
  • Mögliche Einbindung in Ihren Workflow

Sprechen Sie mich an

OPTIMIEREN SIE IHRE ARBEITSABLÄUFE: DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPOST UND RECHNUNGSEINGANG

Die Digitalisierung von bestimmten Arbeitsprozessen eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung. Wir bieten die passenden Lösungen für Ihre Post und Rechnungen ohne aufwändige Prozessumstellungen in Ihrem Unternehmen.

Mit dem digitalen Posteingang werden nicht nur Ihre Arbeitsabläufe im Allgemeinen schneller und effektiver, insbesondere Ihre Kommunikationswege werden kürzer und direkter. Ihr Personal kann entsprechend seiner Kernkompetenz eingesetzt werden, anstatt den Posteingang oder andere Dokumente bearbeiten zu müssen. Die SAGA scannt und verarbeitet Ihre allgemeine Post einerseits und bereitet andererseits Ihre Rechnungen digital für die Buchung vor.

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Die Vorteile des digitalen Posteingangsservices

  • Sofortige Verfügbarkeit sämtlicher Post bzw. Eingangsrechnungen
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumentenmanagement
  • Gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter
  • Keine manuelle Erfassung durch Ihre Buchhaltung nötig
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DER DIGITALE RECHNUNGSEINGANG

Was müssen Sie zur Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen tun?

Letztendlich richten Sie lediglich eine Weiterleitung der Post Ihrer Rechnungseingangsstelle an ein Postfach der SAGA ein. Kurzum: Mehr ist nicht zu tun.

Was tut die SAGA bei der digitalen Rechnungserfassung?

Wir öffnen Ihre Rechnungen und scannen sie ein. Aber damit fängt unser Service zur Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen gerade erst an:

1. Datenerfassung

Die SAGA liest entsprechend softwaregestützt automatisch Ihre Rechnungen aus und identifiziert hiernach buchungsrelevante Positionen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersatz oder Umsatzsteuer ID. Anders formuliert: Alle wichtigen Daten für Ihr Buchungssystem werden von uns mittels einer speziellen Software erfasst.

Auf Wunsch können wir so auch prüfen, ob Rechnungen umsatzsteuerlich korrekt gestellt wurden.

2. Datenvalidierung

Nachdem die Daten auf Ihren Eingangsrechnungen durch unsere Rechnungserfassungs-Software ausgelesen wurden, werden alle automatisch erkannten Daten manuell von kaufmännisch ausgebildeten Mitarbeitern validiert. Zudem bietet die SAGA auf Wunsch den Service, bestimmte Positionsdaten automatisch auslesen zu lassen und mit Ihren vorhandenen Bestelldaten abzugleichen.

3. Datenaufbereitung

Im Anschluss an die Validierung wird ein PDF pro Rechnung mit einem dazugehörigen Datensatz geliefert. Daraufhin kann dieser direkt in Ihren elektronischen Rechnungsworkflow gespeist werden. Alternativ stellt Ihnen die SAGA die entsprechenden Rechnungen auch online in einer Cloud zur Verfügung. Auf Wunsch mit einer dazu gehörigen Workflowlösung.

4. Datenaufbewahrung

Nach dem Scan werden Ihre Rechnungen in unserem Sicherheitsarchiv gelagert oder falls gewünscht fachgerecht gem. BDSG vernichtet.

Was ist der Vorteil bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen?

Eine manuelle Vorerfassung durch Ihre eigene Buchhaltung ist durch das Scannen und digitale Bereitstellen nicht mehr notwendig. Folglich kann sich Ihre Buchhaltung komplett auf Ihre eigentliche Tätigkeit des Buchens beschränken, während wir uns um die Rechnungserfassung kümmern.

Im Gegensatz zu den meisten Unternehmen verfügt die SAGA über die Kapazitäten, um bereits vormittags eine große Menge an Eingangsrechnungen zu scannen und zu bearbeiten, ohne nachmittags Leerkapazitäten fahren zu müssen. Danach arbeiten unsere Mitarbeiter an anderen Aufträgen aus der Bestandsaktenaktualisierung. Dementsprechend sparen Sie nicht nur Personalkosten und Zeit, sondern erhalten die Dokumente direkt und pünktlich in Ihren Workflow und Ihre Arbeitsumgebung geliefert.

WIE SIEHT IHR BÜRO-ALLTAG AUS?

Haben Sie noch Mitarbeiter, die Briefe öffnen, mit einem Stempel versehen und sie dann in Fächer sortieren? Woraufhin diese Eingangspost dann mit einem quietschenden Metallwägelchen durch die Gänge geschoben wird, um dann den entsprechenden Büros zugestellt zu werden?

Dort werden die Inhalte der Dokumente gelesen und bearbeitet oder aber man stellt fest, dass diese Post wortwörtlich „in die falschen Hände“ gelangt ist. Dann beginnt der gesamte Prozess von vorne.

Ein Flaschenhals

In den meisten Unternehmen ist der Posteingang der Flaschenhals der Kommunikationserfassung. Genau an dieser Stelle finden die zeitaufwändigsten und mühsamsten Arbeiten bei der Öffnung, Sortierung und Erfassung der Post und Ihres Inhaltes statt. Gerade hier bestehen für Sie enorme Optimierungspotentiale. Stichwort:

DIGITALER POSTEINGANG

Stellen Sie sich vor…

…Ihre Eingangspost landet digitalisiert in einer Zentrale. Von dort aus kann ein Mitarbeiter die Post delegieren, wodurch sie gezielt per Knopfdruck bei dem entsprechenden Bearbeiter oder mehreren Zielpersonen erscheint, die dafür zuständig sind. Hierbei ist der bewusst gewählte Plural wichtig: mit Hilfe des digitalen Posteinganges kann ein analoger Brief beliebig vielen Empfängern zugeordnet werden.

…oder Sie haben mit uns bereits im Vorfeld Kriterien zur Vorsortierung Ihrer Eingangspost ausgemacht. Dadurch landen Ihre Dokumente direkt dort, wo man sie erwartet: digital erfasst und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt und zwar nicht als statischer Scan sondern als flexibles Dateiformat, welches direkt bearbeitet werden kann.

IHRE KRITERIEN FÜR DIE DIGITALE EINGANGSPOST

Wir definieren mit Ihnen die Kriterien zur Bearbeitung Ihrer elektronischen Eingangspost. So können wir Broschüren und Werbematerial aussortieren, Rechnungen gesondert erfassen und Gruppen von Schriftstücken bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens zuordnen.

Wie sieht die konkrete Umsetzung aus?

Ihr Unternehmen besitzt noch keinen Workflow für einen digitalen Posteingang? Überhaupt kein Problem: Wir stellen Ihnen einen Workflow zur Verfügung, denn wir bieten webbasiert die Möglichkeit einen elektronischen Posteingang in unserer Cloud zu nutzen. Sie benötigen keine eigene Software, sondern greifen auf unsere Systeme zurück.

Sie besitzen bereits einen digitalen Arbeitsablauf zur Posteingangsbearbeitung? Dann liefern wir Ihnen die Daten zu Ihrem System. Im Einklang mit den von Ihnen definierten Kriterien machen wir aus Ihrer Briefpost digitale Daten.

STICHWORT DATENSCHUTZ UND DER SICHERE POSTEINGANG

Die SAGA unterzieht sich jedes Jahr einem Datenschutz Audit. Dieses Audit wird vom unabhängigen Dienstleister durchgeführt. Im letzten Bericht heißt es, dass besonders hervorzuheben ist, wie vorzüglich unser Unternehmen in Sachen Datenschutz aufgestellt ist. Das Aktentrackingsystem wird lückenlos bearbeitet und protokolliert.

Sämtliche unserer Mitarbeiter sind sowohl in ihren jeweiligen Fachgebieten geschult, als auch gesondert in Sachen Datenschutz. Zutrittskontrollen und Zugriffsüberwachungen werden rigoros durchgesetzt.

Dementsprechend konnte das zertifizierende Unternehmen keine offenen Punkte feststellen und hatte keine Anmerkungen zur Verbesserung unserer Maßnahmen zum Datenschutz.

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