OPTIMIEREN SIE IHRE ARBEITSABLÄUFE: DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPOST UND RECHNUNGSEINGANG
Die Digitalisierung von bestimmten Arbeitsprozessen eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung. Wir bieten die passenden Lösungen für Ihre Post und Rechnungen ohne aufwändige Prozessumstellungen in Ihrem Unternehmen.
Mit dem digitalen Posteingang werden nicht nur Ihre Arbeitsabläufe im Allgemeinen schneller und effektiver, insbesondere Ihre Kommunikationswege werden kürzer und direkter. Ihr Personal kann entsprechend seiner Kernkompetenz eingesetzt werden, anstatt den Posteingang oder andere Dokumente bearbeiten zu müssen. Die SAGA scannt und verarbeitet Ihre allgemeine Post einerseits und bereitet andererseits Ihre Rechnungen digital für die Buchung vor.
JETZT RISIKOLOS TESTEN
Wir bieten Ihnen bis zum 31.10. die Möglichkeit, unseren Service für einen Monat kostenfrei zu testen.
Die Vorteile des digitalen Posteingangsservices
OPTIMIEREN SIE IHRE ARBEITSABLÄUFE: DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPOST UND RECHNUNGSEINGANG
Die Digitalisierung von bestimmten Arbeitsprozessen eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung. Wir bieten die passenden Lösungen für Ihre Post und Rechnungen ohne aufwändige Prozessumstellungen in Ihrem Unternehmen.
Mit dem digitalen Posteingang werden nicht nur Ihre Arbeitsabläufe im Allgemeinen schneller und effektiver, insbesondere Ihre Kommunikationswege werden kürzer und direkter. Ihr Personal kann entsprechend seiner Kernkompetenz eingesetzt werden, anstatt den Posteingang oder andere Dokumente bearbeiten zu müssen. Die SAGA scannt und verarbeitet Ihre allgemeine Post einerseits und bereitet andererseits Ihre Rechnungen digital für die Buchung vor.
JETZT RISIKOLOS TESTEN
Wir bieten Ihnen bis zum 31.10. die Möglichkeit, unseren Service für einen Monat kostenfrei zu testen.
Die Vorteile des digitalen Posteingangsservices
Sprechen Sie mich an
DER DIGITALE RECHNUNGSEINGANG
Was müssen Sie zur Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen tun?
Letztendlich richten Sie lediglich eine Weiterleitung der Post Ihrer Rechnungseingangsstelle an ein Postfach der SAGA ein. Kurzum: Mehr ist nicht zu tun.
Was tut die SAGA bei der digitalen Rechnungserfassung?
Wir öffnen Ihre Rechnungen und scannen sie ein. Aber damit fängt unser Service zur Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen gerade erst an:
1. Datenerfassung
Die SAGA liest entsprechend softwaregestützt automatisch Ihre Rechnungen aus und identifiziert hiernach buchungsrelevante Positionen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersatz oder Umsatzsteuer ID. Anders formuliert: Alle wichtigen Daten für Ihr Buchungssystem werden von uns mittels einer speziellen Software erfasst.
Auf Wunsch können wir so auch prüfen, ob Rechnungen umsatzsteuerlich korrekt gestellt wurden.
2. Datenvalidierung
Nachdem die Daten auf Ihren Eingangsrechnungen durch unsere Rechnungserfassungs-Software ausgelesen wurden, werden alle automatisch erkannten Daten manuell von kaufmännisch ausgebildeten Mitarbeitern validiert. Zudem bietet die SAGA auf Wunsch den Service, bestimmte Positionsdaten automatisch auslesen zu lassen und mit Ihren vorhandenen Bestelldaten abzugleichen.
3. Datenaufbereitung
Im Anschluss an die Validierung wird ein PDF pro Rechnung mit einem dazugehörigen Datensatz geliefert. Daraufhin kann dieser direkt in Ihren elektronischen Rechnungsworkflow gespeist werden. Alternativ stellt Ihnen die SAGA die entsprechenden Rechnungen auch online in einer Cloud zur Verfügung. Auf Wunsch mit einer dazu gehörigen Workflowlösung.
4. Datenaufbewahrung
Nach dem Scan werden Ihre Rechnungen in unserem Sicherheitsarchiv gelagert oder falls gewünscht fachgerecht gem. BDSG vernichtet.
Was ist der Vorteil bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen?
Eine manuelle Vorerfassung durch Ihre eigene Buchhaltung ist durch das Scannen und digitale Bereitstellen nicht mehr notwendig. Folglich kann sich Ihre Buchhaltung komplett auf Ihre eigentliche Tätigkeit des Buchens beschränken, während wir uns um die Rechnungserfassung kümmern.
Im Gegensatz zu den meisten Unternehmen verfügt die SAGA über die Kapazitäten, um bereits vormittags eine große Menge an Eingangsrechnungen zu scannen und zu bearbeiten, ohne nachmittags Leerkapazitäten fahren zu müssen. Danach arbeiten unsere Mitarbeiter an anderen Aufträgen aus der Bestandsaktenaktualisierung. Dementsprechend sparen Sie nicht nur Personalkosten und Zeit, sondern erhalten die Dokumente direkt und pünktlich in Ihren Workflow und Ihre Arbeitsumgebung geliefert.
DER DIGITALE POSTEINGANG
Wie funktioniert die Digitalisierung des Posteingangs im Allgemeinen?
Der digitale Posteingang funktioniert ähnlich dem digitalen Rechnungseingang. Entsprechend wird all Ihre Post an ein SAGA Postfach weitergeleitet und dort bis zu 3x täglich abgeholt. Daraufhin öffnen unsere Mitarbeiter Ihre Post und sortieren sie nach mit Ihnen vereinbarten Kriterien. Zum Beispiel werden als vertraulich oder persönlich markierte Briefe nicht geöffnet und Rechnungen direkt im digitalen Rechnungseingang bearbeitet.
Digitale Weiterverarbeitung der Eingangspost
Ihre weitere Eingangspost wird von uns gescannt und digital verfügbar gemacht. Danach kann Ihre Posteingangsstelle oder das zentrale Sekretariat einen Brief elektronisch weiterleiten und dieser steht dem zuständigen Mitarbeiter ortsunabhängig online direkt zur Ansicht und Bearbeitung zur Verfügung.
Keine langen Zustellwege oder Zeiten mit elektronischem Posteingang
Unabhängig vom Standort Ihrer Posteingangsstelle und dem Ihrer Mitarbeiter, steht die Post am selben Tag noch weltweit online zur Verfügung. Hierdurch kann auch mehreren Personen zeitgleich online Zugriff gewährt werden. Kurzum: Ihr Posteingang wird digital.
Einbindung der Tagespost in Workflowlösungen
Wir binden Ihre digitalisierte Post gerne in Ihren vorhandenen Workflow ein oder entwickeln diesen gemeinsam mit Ihnen. Hierdurch kann ein Brief zum Beispiel von Ihrem Sekretariat an zwei Personen zur Kenntnisnahme weitergeleitet werden, sodass er nach Bestätigung durch die ausgewählten Personen in die Bearbeitung durch den Kundendienst delegiert werden kann. Kommen Sie gerne mit Ihren individuellen Anforderungen zur Digitalisierung Ihrer Eingangspost auf uns zu. Wir verstehen uns darauf, personalisierte Lösungen zu entwickeln. Anders gesagt: Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!
Die Vorteile der digitalen Welt
Auch Ihr herkömmlicher Posteingang kann dementsprechend die Vorteile der digitalen Welt nutzen. Werden Sie mobil und dadurch agil in Ihrer Kommunikation, sei dies mit Kunden oder auch intern für Ihre Mitarbeiter. Indem Sie Ihre Bearbeitungswege verkürzen, garantieren Sie das A und O in einer digitalisierten Welt: Schnelle Reaktionszeiten.
Folglich macht Sie ein elektronischer Posteingang effizienter, schneller und nutzt Ihre Kapazitäten entsprechend ihrer Kernkompetenzen.
Zertifizierter Datenschutz
Die SAGA unterzieht sich jedes Jahr aufs Neue einem Datenschutz Audit ohne Makel. Kurzum: Wir bestehen anstandslos . Im Grunde genommen sollte das Voraussetzung für unsere Tätigkeit sein, trotz allem wird es jedes Mal von der zertifizierenden Stelle hervorgehoben.
Somit können Sie sicher sein, dass sich Ihre Post und Eingangsrechnungen in guten Händen befinden, bevor sie sich digital zu Ihnen auf den Weg machen.
WIE SIEHT IHR BÜRO-ALLTAG AUS?
Haben Sie noch Mitarbeiter, die Briefe öffnen, mit einem Stempel versehen und sie dann in Fächer sortieren? Woraufhin diese Eingangspost dann mit einem quietschenden Metallwägelchen durch die Gänge geschoben wird, um dann den entsprechenden Büros zugestellt zu werden?
Dort werden die Inhalte der Dokumente gelesen und bearbeitet oder aber man stellt fest, dass diese Post wortwörtlich „in die falschen Hände“ gelangt ist. Dann beginnt der gesamte Prozess von vorne.
Ein Flaschenhals
In den meisten Unternehmen ist der Posteingang der Flaschenhals der Kommunikationserfassung. Genau an dieser Stelle finden die zeitaufwändigsten und mühsamsten Arbeiten bei der Öffnung, Sortierung und Erfassung der Post und Ihres Inhaltes statt. Gerade hier bestehen für Sie enorme Optimierungspotentiale. Stichwort:
DIGITALER POSTEINGANG
Stellen Sie sich vor…
…Ihre Eingangspost landet digitalisiert in einer Zentrale. Von dort aus kann ein Mitarbeiter die Post delegieren, wodurch sie gezielt per Knopfdruck bei dem entsprechenden Bearbeiter oder mehreren Zielpersonen erscheint, die dafür zuständig sind. Hierbei ist der bewusst gewählte Plural wichtig: mit Hilfe des digitalen Posteinganges kann ein analoger Brief beliebig vielen Empfängern zugeordnet werden.
…oder Sie haben mit uns bereits im Vorfeld Kriterien zur Vorsortierung Ihrer Eingangspost ausgemacht. Dadurch landen Ihre Dokumente direkt dort, wo man sie erwartet: digital erfasst und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt und zwar nicht als statischer Scan sondern als flexibles Dateiformat, welches direkt bearbeitet werden kann.
IHRE KRITERIEN FÜR DIE DIGITALE EINGANGSPOST
Wir definieren mit Ihnen die Kriterien zur Bearbeitung Ihrer elektronischen Eingangspost. So können wir Broschüren und Werbematerial aussortieren, Rechnungen gesondert erfassen und Gruppen von Schriftstücken bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens zuordnen.
Wie sieht die konkrete Umsetzung aus?
Ihr Unternehmen besitzt noch keinen Workflow für einen digitalen Posteingang? Überhaupt kein Problem: Wir stellen Ihnen einen Workflow zur Verfügung, denn wir bieten webbasiert die Möglichkeit einen elektronischen Posteingang in unserer Cloud zu nutzen. Sie benötigen keine eigene Software, sondern greifen auf unsere Systeme zurück.
Sie besitzen bereits einen digitalen Arbeitsablauf zur Posteingangsbearbeitung? Dann liefern wir Ihnen die Daten zu Ihrem System. Im Einklang mit den von Ihnen definierten Kriterien machen wir aus Ihrer Briefpost digitale Daten.
STICHWORT DATENSCHUTZ UND DER SICHERE POSTEINGANG
Die SAGA unterzieht sich jedes Jahr einem Datenschutz Audit. Dieses Audit wird vom unabhängigen Dienstleister durchgeführt. Im letzten Bericht heißt es, dass besonders hervorzuheben ist, wie vorzüglich unser Unternehmen in Sachen Datenschutz aufgestellt ist. Das Aktentrackingsystem wird lückenlos bearbeitet und protokolliert.
Sämtliche unserer Mitarbeiter sind sowohl in ihren jeweiligen Fachgebieten geschult, als auch gesondert in Sachen Datenschutz. Zutrittskontrollen und Zugriffsüberwachungen werden rigoros durchgesetzt.
Dementsprechend konnte das zertifizierende Unternehmen keine offenen Punkte feststellen und hatte keine Anmerkungen zur Verbesserung unserer Maßnahmen zum Datenschutz.
