Archive

In einem Archiv werden Unterlagen in den unterschiedlichsten Formen und

Ausführungen dauerhaft eingelagert. Dabei kann es sich sowohl um

Papierdokumente als auch um elektronische Informationen handeln. Die

Dokumente oder Unterlagen werden elektronisch oder in einem Lager

gesammelt und anderen zugänglich gemacht. Zweck ist hierbei vor allem,

benötigte Informationen schnell wiederfinden zu können. Daher sind ein

systematischer Aufbau und eine kontinuierliche Pflege für ein Archiv

unerlässlich. Ein klar definiertes Archivierungssystem, zum Beispiel

alphabetisch oder nach einem bestimmten Thema, kann hierbei hilfreich

sein. Der Ausdruck kann zum Beispiel auch im Zusammenhang mit einer

Online-Verwendung ein Verweis auf ältere oder vorherige Beiträge sein.

Archivierungssysteme

Archivierungssysteme dienen dazu, Informationen in Form von Dokumenten,

Akten oder anderen Unterlagen langfristig aufzubewahren. Da viele

Informationen heutzutage elektronisch erfasst werden, gibt es für die

Aufbewahrung von elektronischen Informationen spezielle Systeme.

Generell erleichtern sie das Suchen und Finden von Dokumenten. Hierbei

ist es wichtig, dass eine einheitliche Systematik besteht – unabhängig

davon, ob die Dokumente elektronisch oder in Papierform archiviert

werden. Daher müssen die Unterlagen eine spezifische Registratur

erhalten und einem bestimmten Bereich zugeordnet werden. Elektronische

Dokumente werden in der Rechtswirkung den Papierdokumenten (vor allem

bei der manuellen Unterzeichnung) gleichgesetzt, wenn sie mit einer

elektronischen Signatur versehen werden. Archivierungssysteme dienen

auch dazu, bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsregeln einzuhalten.

ASCII Datei

Der Zeichenstandard ASCII ist mittlerweile über 40 Jahre alt. Die

Abkürzung steht für American Standard Code for Information Interchange.

Es handelt sich dabei um eine rudimentäre Zeichenkodierung, die aus

insgesamt 128 Zeichen besteht. Er kann die Buchstaben des lateinischen

Alphabetes und die ersten zehn arabischen Zahlen darstellen. Darüber

hinaus gibt es noch weitere Zeichen wie Punkt, Komma und Strich. Da die

genannten Zeichen und Zahlen allesamt auf einer Standardtastatur zu

finden sind, kann man mit ASCII bis heute Texte schreiben, abspeichern

und leserlich ausdrucken. Eine Ausnahme besteht bei der Verwendung von

Sonderzeichen und den in der deutschen Sprache vorkommenden Umlauten.

Diese kann der Code nicht darstellen, da jedes Zeichen ein 7-Bit-Muster

aufweist und Sonderzeichen hierfür 8 bzw. 16 Bit benötigen.

ASP (Application Service Provider)

Firmen, die anderen Unternehmen bestimmte Softwareanwendungen bedarfsorientiert über das Internet zur Verfügung stellen, nennt man Application Service Provider (ASP). Auch im Bereich des Dokumentenmanagements unterstützen ASP's ihre Kunden mit nützlichen Anwendungen und Dienstleistungen. Das wichtigste Merkmal liegt darin, dass das Dokumentenmanagement nicht mehr beim Kunden, sondern beim Anbieter selbst stattfindet. Ein bekanntes Beispiel hierfür sind Archivierungssysteme, in denen elektronische Informationen langfristig aufzubewahrt werden. Gerade für Unternehmen mit geringen IT-Ressourcen oder Fachkräften ist dies eine praktische und einfache Variante des Dokumentenmanagements. ASP (Application Service Provider) müssen ihrerseits garantieren, dass sie sorgsam und vertrauensvoll mit den ihnen anvertrauten Daten umgehen. Daher ist es für die ASP-Anbieter notwendig, spezielle Sicherungssysteme gegen den Missbrauch bzw. den Diebstahl von Daten zu betreiben.

Aufbewahrungsverpflichtung

Kaufleute sind dazu verpflichtet, Quittungen, Belege, Rechnungen, Briefe oder andere spezielle Dokumente über einen bestimmten Zeitraum einzulagern; dies nennt man Aufbewahrungsverpflichtung. Laut Handelsgesetzbuch muss ein Kaufmann Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Buchungsbelege zehn Jahre lang aufbewahren, Handelsbriefe hingegen nur 6 Jahre. Dabei ist aber Vorsicht geboten. Denn es gilt nicht das Datum auf dem Beleg bzw. Dokument, sondern der Zeitpunkt, in dem die letzten Buchhaltungseintragungen vorgenommen wurden. Dies bedeutet, wenn der Jahresabschluss von 1998 erst im Jahr 2000 beim Finanzamt eingereicht wird, ist das Jahr 2000 entscheidend für die Anrechnung der 10 Jahre. Somit ergibt sich eine Aufbewahrungsverpflichtung bis zum 1.1.2011. Erst danach dürfen die Unterlagen vernichtet werden.

Automatische Verschlagwortung

Um Informationen schnell wiederzufinden, setzen viele Unternehmen auf die sogenannte automatische Verschlagwortung, die mancherorts auch Indexierung genannt wird. Aufgrund des Informationsumfangs ist dieses Vorgehen zu einem wichtigen Bestandteil im Dokumentenmanagement geworden. Dadurch können die gesuchten Begriffe – vor allem bei sehr großen Dokumenten – schnell und einfach gefunden werden. Für Suchmaschinen ist die automatische Verschlagwortung eine wichtige Funktionsgrundlage, die eine bedeutende Arbeitserleichterung beim Suchen darstellt. Die Volltextindexierung erfasst alle Wörter in einem Dokument, die anschließend nach Schlagwörten durchsucht werden können. Die einzige Ausnahme besteht beim Umgang mit sogenannten Stoppwörtern, die nicht indexiert werden. Darunter versteht man zum Beispiel Konjunktionen, Artikel oder Präpositionen, diese haben keinen Einfluss auf den Inhalt eines Textes.

Behördenakten

Behördenakten dienen dazu, wichtige Informationen und Dokumente aufzubewahren. Damit man diese schnell wiederfindet, müssen sie systematisch angelegt sein. Dies erledigt der jeweilige Sachbearbeiter der Behörde. Jede Akte ist mit einem eindeutig identifizierbaren Aktenzeichen versehen. Es gibt einheitliche Vorschriften, damit die Akte einem Thema oder Vorgang eindeutig zugeordnet werden kann. Mittlerweile gibt es nicht mehr nur Akten in Papierform, sondern auch die elektronische Akte, die vor allem für den Bürger eine transparentere und einfachere Handhabung ermöglicht. Die elektronische Form muss natürlich anders verwaltet werden als herkömmliche Papierunterlagen. Aus diesem Grund wurden spezielle elektronische Aktenverwaltungssysteme bzw. -konzepte (z.B. DOMEA) entwickelt. Die Anwendung solcher Systeme ist abhängig von der Größe und dem Arbeitsaufwand der jeweiligen Behörde.

Bibliotheken

Eine Bibliothek im herkömmlichen Sinne ist eine Institution, die Zugang zu Büchern, Zeitschriften oder anderen publizierten Informationen bietet. Auf diese Informationen kann oftmals auch in digitalisierter Form zum Beispiel als elektronische Zeitschriften oder Bücher zurückgegriffen werden. Merkmal dieser Form der Wissensarchivierung ist die Ausleihe. Nutzer erfahren nicht nur die Inhalte oder Standorte der Dokumente und Bücher, sondern können die entsprechenden Unterlagen bei Bedarf ausleihen. Hierfür benötigen sie einen entsprechenden Ausweis. Bibliotheken sind nach bestimmten Fachbereichen oder Themenschwerpunkten sortiert, so dass sich der Besucher dieser Institution schon im Vorhinein je nach Interessensgebiet ausrichten kann. Der Begriff findet auch als Synonym für Webseiten, elektronische Medienarchive oder Fachdatenbanken Verwendung.

COLD (Computer Output on Laserdisk)

COLD ist die Kurzform von Computer Output on Laserdisk. Der Begriff beschreibt die digitale Archivierung von Druckdaten. Besonders Postausgänge und Posteingänge werden so archiviert. Die gespeicherten Daten werden in anzeigbare Formate umgewandelt, falls sie es nicht bereits sind, und dann übersichtlich strukturiert und sortiert. Seine Anfänge hatte diese Form der Archivierung in den 80er Jahren. Anfang der 90er Jahre wurde die Archivierung dann optimiert, um den Anforderungen im Massendruck und großer Datenströme zu entsprechen. Computer Output on Laserdisk gehört zu den ersten kommerziellen Archivssystemen und ist noch heute eines der meistgenutzten Systeme zur Archivierung. Mit dem COLD-System sind viele Funktionen möglich: Man kann Dokumente separieren, Index-Ermittlungen durchführen, Druckdaten konvertieren oder auch Importdateien für diverse Archivsysteme erstellen.

Compound-Document-Management-Lösungen

Compound Document Management ist ein Archivierungs- und Ablagesystem zur Verwaltung von datenbankgestützten Dokumenten in elektronischen Systemen. Daneben handelt es sich auch um ein Dokumentenmanagementsystem. Es stellt Verwaltungsfunktionen für die stets wachsenden Dateibestände zur Verfügung. Wichtige Eigenschaften sind die Ordnungsstrukturen, die datenbankgestützte Metadatenverwaltung, die indexgestützte Dokumentensuche und die Versionierung. Über Compound Document Management archivierte Dokumente sind leicht recherchierbar, da sie über viele Informationsfelder verfügen. Es handelt sich um eine elektronische Akte, in der sich aus verschiedensten Quellen zusammengehörige Informationen befinden. Man nennt sie auch virtuelle Akten. Mit Hilfe einer solchen Akte kann man schnell an benötigte Informationen gelangen, ohne dass man lange suchen muss: Die Suche in verschiedenen Quellen fällt weg, da die elektronischen Akten bereits alle Informationen gesammelt enthalten.

Dateiformate

Den strukturierten Bestand inhaltlich miteinander verknüpfter, nicht flüchtiger Daten, die in jeder Form von Speichermedium oder Datenträger abgelegt werden können, nennt man Datei. Das Deutsche Institut für Normung schuf aus den Begriffen Daten und Kartei ein sogenanntes Kofferwort: Datei. Eine Datei besitzt ein ganz bestimmtes und klar definiertes Dateiformat. Es ordnet eine Datei einem bestimmten Programm zu. Des Weiteren definiert das Format den allgemeinen Sinn (Syntax) und die Bedeutung (Semantik) von Dateien. Dies ist wichtig, damit der Computer die Datei interpretieren und die darin enthaltenen Informationen korrekt darstellen kann. Um ein bestimmtes Dateiformat zu lesen, ist es wichtig, dass der Computer das passende Programm zum Öffnen der Dateien besitzt. Entweder legen die Programmentwickler bzw. Softwarehersteller oder standardisierte Gremien die Bezeichnung fest. Bekannte Formate sind zum Beispiel PDF (Portable Document Format), DOC (MS Word) oder das Bildformat JPEG (Joint Photographic Experts Group).

Dateiserver

Die Hauptaufgabe von Dateiservern liegt darin, genügend Speicherplatz für große Datenmengen bereitzustellen. Zusätzlich müssen sie mehreren Benutzern den Zugriff auf die enthaltenen Daten gewähren, was über ein sogenanntes Netzwerk geschieht. Der Zugriff über ein Netzwerk wird folgendermaßen ermöglicht: Ein solcher Server besteht aus Hardwareelementen (zum Beispiel Festplatten) und aus dazugehöriger Software, welche den Zugriff auf den Dateiserver ermöglicht. Um an die Daten zu gelangen, benötigt man Nutzungsrechte oder eine Zugriffserlaubnis über die Steuerung. Diese werden vom Serverinhaber oder Administrator eingerichtet. Dateiserver haben den Vorteil, dass sie das Arbeiten in größeren Gruppen vereinfachen. Es gibt keine Versionsunterschiede, da jeder Nutzer die gleichen Dateien vom Server bekommt. Zusätzlich verschafft er eine bessere Übersicht der Daten, und man muss die Daten nicht erst auf Speichergeräte laden, um sie nutzen zu können. Das jeweilige Betriebssystem spielt auch keine Rolle, da zwischen den verschiedenen Betriebssystemen ein Datenaustausch möglich ist.

Daten

Daten enthalten Informationen, die in logisch gruppierten Einheiten aufgebaut sind, wie zum Beispiel die persönlichen Daten einer Person. Dabei handelt es sich vorwiegend um Angaben, die mit Hilfe von Computern verarbeitet und erfasst werden können. Auch Textdateien oder andere Informationen enthaltende Dokumente können mit diesem Begriff bezeichnet werden. Diese Informationen werden zum Zweck der elektronischen Verarbeitung in bestimmte Systeme übertragen. In der Informatik sind dies bestimmte Zeichenketten, die nach gewissen Regeln aufgebaut und weiterverarbeitet werden. Die Speicherung erfolgt hier zumeist mithilfe des binären Codes. Daten werden in so genannten Datenbanken archiviert und verwaltet. Dies hat den Vorteil, dass auch besonders große Mengen an Informationen gesammelt und bei Bedarf abgerufen werden können.

Datenbankserver

Datenbankserver beherbergen eine oder mehrere Datenbanken. In den meisten Fällen handelt es sich um mehrere Datenbanken, die sich auf einem Server befinden. Diese Datenbanken werden oft von unterschiedlichen Clients angesprochen und werden auch mehreren Clients zur Verfügung gestellt. Ein Datenbankserver dient dazu, sehr große Mengen von Daten aufzunehmen. Er ist sozusagen eine Sammelstelle für zahlreiche Daten, die von mehreren Nutzern dort archiviert und von mehreren Clients genutzt werden. Auf Datenbanksysteme wird oft auch von einem entfernten Applikationsserver zugegriffen. Bei sehr großem Datenvolumen werden die Systeme in der Regel von zwei unterschiedlichen Rechnern betrieben. Das hat den Sinn, möglichst viele Daten aufnehmen zu können, um sie vielen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Auch Serverausfälle oder langsame Datenübertragungen können so meistens vermieden werden.

Datensicherung

Eine Datensicherung wird auch als Backup bezeichnet. Sie umfasst die Sicherung von Daten, um diese vor Verlust zu schützen. Ein Computer kann immer abstürzen, einen Virus bekommen oder kaputtgehen. Oft gehen dabei wichtige Daten unwiderruflich verloren. Um dies zu verhindern, sollte man regelmäßig eine Sicherung der Daten durchführen. Dies bedeutet nichts anderes, als eine Kopie der vorhandenen Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dies kann eine CD, eine Speicherkarte oder auch eine externe Festplatte sein. Durch regelmäßige Datensicherung kann man seine Daten vor Verlust schützen und sie auch gleichzeitig archivieren. Hat man ein Backup gemacht, können die gesicherten Daten auch vom Computer gelöscht werden. Dies schafft Platz und Ordnung auf der Festplatte.

Digital-Asset-Management

Die Abkürzung DAM steht für Digital-Asset-Management. Hierunter versteht man die Archivierung und Verwaltung verschiedenster digitaler Inhalte. Hauptsächlich handelt es sich dabei um Mediendateien wie Grafiken, Audio- oder Videodateien aber auch Textdateien. Das Digital-Asset-Management gehört zu dem Bereich der Content-Management-Systeme. Die Hauptaufgabe liegt darin, Dateien zu importieren und zu exportieren und diese gegebenenfalls zu konvertieren. Das Suchen, Anhören beziehungsweise Sichten der Dateien gehört ebenso dazu wie das Kombinieren und Archivieren der Dateiinhalte. Die Archivierung und Kombinierung dient dazu, eine oder mehrere sogenannte elektronische Akte(n) der medialen Dateien anzulegen. Diese dienen zu Recherchezwecken und können somit jederzeit schnell und vor allem gut sortiert abgerufen werden.

Digitale Archivierung

Der Begriff Digitale Archivierung bezeichnet das geordnete Speichern von Daten und Dateien auf computerabrufbaren Speichermedien. Meist handelt es sich dabei um papiergebundene Dokumente, welche als Pixelgrafik-Datei eingescannt und gespeichert werden. Diese Datei ist dann von dem Computer abrufbar und kann, wenn gewünscht, auch jederzeit ausgedruckt werden. Somit hat man eine Kopie in Papierform und das Dokument zusätzlich noch auf einem computertechnischen Gerät gesichert. Die digitale Archivierung folgt einer bestimmten strukturellen Logik, um die archivierten Dokumente schnell und systematisch wiederzufinden. Die Art der Sortierung bleibt dennoch jedem selbst überlassen. Die Archivierung kann auf Festplatten, CDs, Speicherkarten oder anderen externen Speichermedien vollzogen werden. Mit dieser Vorgehensweise kann man nicht zuletzt Papier sparen, sondern vor allem die Zugriffszeiten auf sein Archiv erhöhen. Alle Informationen sind in einem digitalen Archiv sicher aufgehoben und können jederzeit abgerufen werden.

Document Imaging

Document Imaging ist ein amerikanischer Begriff. Er steht für Systeme, die zur Verwaltung und Erzeugung gescannter Dokumente dienen. Es handelt sich dabei um Archivsysteme, das heißt um die Verwaltung, Erzeugung und Archivierung von digitalen Dokumenten. Diese können mit den entsprechenden Systemen jedoch nicht nur erstellt, verwaltet und gespeichert werden - man kann sie auch verändern, sprich, formatieren, suchen und wenn gewünscht, auch ausdrucken. Das Document Imaging ermöglicht die digitale Erfassung von Dokumenten, welche jederzeit wieder in Papierform gebracht werden können. Man hat somit gut archivierte Kopien, auf die man jederzeit zugreifen kann. Sie sind schnell zu finden, da die Archivierung systematisch erfolgt. Ursprünglich war ein solches System nur zur reinen Archivierung gedacht, inzwischen wurden die Funktionen jedoch erweitert, sodass man die Dokumente noch besser verwalten kann.

DMS (Dokumenten-Management-System)/ elektronisches Dokumentenmanagement

Ein Dokumenten-Management-System ist ein computergestütztes System, das zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten dient. Es umfasst also die Eigenschaft der digitalen Archivierung. Papiergebundene Dokumente werden in digitale Dokumente umgewandelt und auf einem Speichermedium beziehungsweise auf einem Computer verwaltet, archiviert und gespeichert. Das dient nicht nur zur Sicherung der Dokumente, sondern auch zur sortierten und schnell abrufbaren Aufbewahrung. Eine der Haupteigenschaften des Dokumenten-Management-System ist die datenbankgestützte Metadatenverwaltung. Die Daten können zur Recherche dienen und sind einfach zu finden, da sie sinnvoll und systematisch sortiert archiviert sind. Es gibt unterschiedliche Systeme, doch der Sinn ist bei allen meistens der gleiche. Sie werden als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt.

Dokumentenechtheit

Der Begriff Dokumentenechtheit fasst diverse Kriterien zusammen, denen ein Dokument entsprechen muss, um als dokumentenecht gelten zu können. Ein dokumentenechtes Schriftstück muss z.B. mit Schreibmedien erstellt worden sein, die bestimmten Eigenschaften erfüllen. Die Tinte muss bestimmten Prüfkriterien genügen, welche in einer bestimmten Norm festgesetzt sind: Sie darf nicht verlaufen, muss schnell trocknen und auch unter bestimmten Umständen noch immer lesbar sein. Die Schrift darf nicht bis zur Unlesbarkeit verblassen und muss auch gegen bestimmte Chemikalien resistent sein. Die Utensilien zur Aufbewahrung der Dokumente dürfen diese weder verfälschen noch beschädigen. Erfüllt ein Schriftstück alle vorgeschriebenen Kriterien, kann es als dokumentenecht bezeichnet werden. Auf Dokumentenechtheit werden meistens Urkunden, wertvolle Schriftstücke oder Testamente geprüft.

Dokumentenklassen

Sogenannte Dokumentenklassen gibt es in unterschiedlichen Bereichen. Sie werden also in verschiedenen Sachzusammenhängen benutzt. Im Bereich des Dokumentenmanagements zum Beispiel werden verschiedene Klassen erstellt, die zur Gruppierung der jeweiligen Objekte dienen, in der Textverarbeitung werden sie für Textvorlagen genutzt. Der Hauptgrund, warum solche Klassen erstellt werden, liegt in der Archivierung von Dokumenten. Durch die unterschiedlichen Dokumentenklassen lassen sich die Dokumente einfacher unterscheiden, besser sortieren und sinnvoller archivieren. Nutzt man die archivierten Dokumente zu Recherchezwecken, kann man das gesuchte Objekt gezielter suchen und dank der Klassierung einfacher ausfindig machen. Die Archivierungen können gezielter vorgenommen werden und für den Verwalter und Benutzer optimal gestaltet werden. So entstehen übersichtliche Dokumentensammlungen.

Dokumenten-Technologien

Im Umgang mit elektronischen Dokumenten spricht man auch von Dokumenten-Technologien. Sie dienen der Erzeugung und Erfassung dieser Dokumente und auch deren Aufbewahrung und Sicherung. Der Begriff ist eine Übertragung aus dem Englischen. Der englische Begriff lautet Document Related Technologies, kurz DRT. Mit entsprechenden Dokumenten-Technologien kann man noch weitaus mehr tun, als nur elektronische Dokumente zu verwalten und aufzubewahren: Man kann sie auch aufbereiten und anderen Nutzern bereitstellen oder auch strukturiert an andere verteilen. Die digitale Archivierung von elektronischen Dokumenten ist heutzutage kaum noch wegzudenken. Es ist eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit, kann auf einfachem Weg andere Menschen erreichen und zu vielfältigen Recherchezwecken dienen.

ECM/CMS (Enterprise Content Management/ Content Management System)

Der Begriff ECM/CMS (Enterprise Content Management/Content Management System) bezeichnet ein elektronisches System zum Dokumentenmanagement, das sich auch für die digitale Archivierung von Daten eignet. Mit diesem System wird somit ein digitales Archiv für Zeichnungen, Belege oder Dokumente gebildet, welches neben der Archivierung auch ein Management der Daten möglich macht. Mit einem ECM/CMS (Enterprise Content Management/Content Management System) wird eine Verteilung der jeweiligen Dokumente an einen Sachbearbeiter, eine Kontrolle der Zugriffe, die Verknüpfung und Verarbeitung von Dokumenten sowie die Erstellung von sogenannten Historien möglich. In großen Unternehmen ist ein solches System für den professionellen Umgang mit Belegdaten meist unerlässlich.

Electronic Data Interchange (EDI)

Electronic Data Interchange, in Kurzform auch EDI genannt, bezeichnet den elektronische Datenaustausch. Es ist ein Sammelbegriff für den vollautomatischen Versand von (teil-)strukturierten Nachrichten. Dieser erfolgt elektronisch zwischen Anwendungssystemen und Institutionen. Es gibt verschiedene Verfahren beim Electronic Data Interchange (EDI): das asynchrone Verfahren, das synchrone Verfahren, es gibt strukturierte und teilstrukturierte Nachrichten sowie den Versand an sich. Es werden also verschiedene Möglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs verwendet. Beim asynchronen Verfahren werden die versendeten Daten mehrmals zwischengespeichert und in getrennten Schritten verschickt – ein gutes Beispiel dafür ist der E-Mailversand. Beim synchronen Verfahren hingegen wird die Nachricht in der laufenden Verbindung übermittelt und beantwortet – zum Beispiel, wenn man Nachrichten über einen Messanger empfängt und versendet.

elektronische Archivierung

Für die elektronische Archivierung werden normalerweise spezielle Archivsysteme benutzt. Es handelt sich um eine sortierte Speicherung von Daten und Medien mit Hilfe eines Computers. Sie dient zur dauerhaften und unveränderbaren Aufbewahrung von elektronischen Informationen. Die Benutzung dieser elektronisch archivierten Informationen kann variieren: Sie kann zur Datensicherung dienen oder aber auch zur Verbreitung der Informationen. Oft werden die archivierten Daten auch zu Recherchezwecken genutzt. Dies ist sehr beliebt, da die Daten bei der elektronischen Archivierung gut sortiert und leicht zu finden sind. Man bekommt hilfreiche Verweise und Informationen von einer Bezugsquelle und muss nicht erst verschiedene Quellen durchsuchen. Dieses Vorgehen wird gern von großen Firmen und Verwaltungen benutzt. So können Unterlagen und Daten sicher abgespeichert werden und sind gut aufbewahrt. Es handelt sich dabei meist um sehr viele Daten, also große Datenmengen, welche sich am besten mit dieser Form der Archivierung verwalten lassen.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Enterprise Resource Planning, auch bekannt als ERP, sind umfangreiche Anwendungssoftwares, die von großen Firmen wie zum Beispiel Versandhäusern genutzt werden. Es wird gern im Verkauf und im Marketing eingesetzt. Dabei handelt es sich um eine hilfreiche Software für die Verwaltung von Warenein- und -ausgängen. Man kann mit ihr Belege erstellen, Stammdaten archivieren und auch elektronische Personalakten erstellen. Im weiteren Sinne können mit ERP alle möglichen Geschäftsprozesse abgebildet werden. Das ermöglicht ein kontrolliertes Arbeiten der Firma und erleichtert viele Aufgaben, die mit Papierdokumenten zu tun haben und sonst per Hand erledigt werden müssten. Auch in der Forschung und Wissenschaft wird das Enterprise Resource Planning gern eingesetzt, ebenso wie im Bank- und Finanzwesen.

FiBu (Finanzbuchhaltung)

FiBu ist die Kurzform des Begriffs Finanzbuchhaltung. Es handelt sich dabei um einen Teilbereich des innerbetrieblichen Rechnungswesens. Spricht man von FiBu im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement und digitaler Archivierung, ist normalerweise die Software für die Finanzbuchhaltung gemeint. Vorgänge und Unterlagen, die sich mit Zahlenwerten befassen und in Zahlenwerten ausdrücken lassen, werden durch sie geordnet, erfasst und dokumentiert. Nachdem sie bearbeitet und fertiggestellt wurden, werden sie gespeichert und archiviert. Durch kontrollierte Finanzbuchhaltung gewinnen Firmen und Betriebe einen Überblick über ihre Finanzlage und können Ausgaben und Einnahmen nachvollziehbar kontrollieren und planen. Eine sorgfältige Vorgehensweise ist nicht zuletzt dann von Vorteil, wenn eine Finanzprüfung ansteht oder man Geldeingänge oder -ausgänge nachweisen und erklären muss.

Full Service

Full Service ist ein Begriff aus der Dienstleistungsbranche. Er zeigt an, dass ein Unternehmen verschiedene Leistungen bündelt und seinen Kunden ein umfassendes Angebot präsentiert. Man spricht bei diesem Rundum-Service auch von Dienstleistungen aus einer Hand. So kümmert sich ein solches Service-Unternehmen im Internetbereich zum Beispiel sowohl um die Bereitstellung einer Webseite als auch um deren Aussehen, Inhalt und Pflege. Für den Kunden hat dies den Vorteil, für alle Aufgaben und Fragen einen einzigen Ansprechpartner zu haben. Dies beinhaltet vor allem Planung, Durchführung, Krisenkommunikation und Nachlese des jeweiligen Projektes. Auch in der PR-Branche gibt es viele solcher Rundum-Service-Anbieter, die ihre Kunden bei der Bekanntmachung von Produkten oder Ideen professionell unterstützen.

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Unter GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wird ein Erlass der deutschen Finanzbehörden aus dem Jahre 2001/2002 verstanden, welcher die Zugriffsmöglichkeiten der Behörden auf Systeme der Datenverarbeitung in Unternehmen regelt und die Aufbewahrungsfristen steuerrelevanter Unternehmensdaten festlegt. Diese Grundsätze legen fest, dass alle Daten in ihrem engen Zusammenhang verbleiben müssen und untersagen eine gezielte Verdichtung von Daten. Heute sind die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) für alle Unternehmen relevant, auch wenn sie nicht in einem direkten Zusammenhang mit der Archivierung von Dokumenten verstanden werden dürfen.

Gliederungseditor

Ein Gliederungseditor ist ein Computerprogramm, das auch Elektronischer Zettelkasten genannt wird. Es handelt sich hierbei um ein Programm, das eine Mischung aus einer freien Datenbank und einem Texteditor ist. Zusätzlich verfügt es über gewisse Layoutmöglichkeiten, die es erlauben, Farbe und Grafiken hinzuzufügen. Auch das Hinzufügen von externen Links und Tabellen wird damit möglich. Es gibt unterschiedliche Gliederungseditoren - zum Beispiel datenbankgestützte Editoren, Falteneditoren und explorerähnliche Editoren. Mit allen Editoren hat man die Möglichkeit, Daten zu erstellen, sie zu verwalten und zu archivieren. Besonders im geisteswissenschaftlichen Bereich ist der Gliederungseditor sehr beliebt und wird oft eingesetzt. Größere Textmengen können in solch einem Editor nach Stichpunkten sortiert abgelegt und bei Bedarf abgerufen werden.

Groupware

Groupware sind Computersysteme, die für Gruppenarbeiten, die auf Distanz ausgeführt werden, benutzt werden. Man nennt sie auch Gruppen-Software. Besonders bei Arbeiten im Büro ist immer mehr die Teamarbeit gefordert. Doch eine Arbeitsgruppe sitzt nicht immer an ein und demselben Schreibtisch – inzwischen teilweise nicht einmal mehr in derselben Stadt. Dank der Groupware können jedoch Teams zusammenarbeiten, die es auf herkömmlichem Wege nicht könnten. Dazu zählen Dinge wie Telefon-, Videokonferenzen, E-Mail, Terminkalender, Textprogramme und natürlich auch die Archivierung. Es entsteht eine computertechnische Zusammenarbeit, in der alle mit denselben Materialien arbeiten. Das geschieht, indem alle Beteiligten dieselben Programme besitzen, sich gegenseitig austauschen und dieselben Daten aus einem Archiv beziehen.

Informationslogistik

Informationslogistik wird in vielen Firmen angewandt; es handelt sich dabei um ein Teilgebiet des Informationsmanagements, welches für den korrekten Informationsfluss innerhalb einer Firma oder Organisation sorgt. Sie ist vor allem von Bedeutung bei Unternehmen, die Aufträge annehmen: Sie gibt Auskunft über diese Aufträge und deren Abläufe und liefert Nachweise, wenn es bei einem Auftrag zu Komplikationen kommen kann. Führt das betreffende Unternehmen eine gut funktionierende Informationslogistik, erreicht man einen kontrollierten Ablauf der Aufträge und Arbeitsvorgänge. Sie ist einem Protokoll ähnlich und kann im Voraus und im Nachhinein erstellt werden. So werden sortierte und übersichtliche Archive angelegt, die firmenintern jederzeit abrufbar sind. Sie steuert und managt also effizient organisierte Arbeitsabläufe.

Informationsmanagement

Der Begriff Informationsmanagement bezeichnet alle Vorgänge, die innerhalb eines Unternehmens zur Beschaffung und Verwaltung notwendiger Informationen angewendet werden. Zahlreiche Unternehmen sind für verschiedene Arbeitsprozesse in hohem Maße auf tagesaktuelle und andere relevante Daten angewiesen und setzen daher auf ein strukturiertes Management von Informationen zur Erhebung und Wiederverwertung. In der Regel wird dies mit einer speziellen Informationsstruktur abgewickelt. Moderne Unternehmen nutzen für diesen Prozess häufig angepasste Systeme für das Datenbankmanagement, die strukturierend und vereinfachend wirken. Neben dem Begriff Datenbankmanagement werden im Arbeitsalltag für den Beschaffungs- und Verwaltungsprozess von Informationen oft auch die Bezeichnungen Enterprise Content Management oder Wissensmanagement angewendet.

ISO 10166 - DFR Document Filing & Retrieval

Die international geltende Norm ISO 10166 - Document Filing & Retrieval (DFR) legt Aufbau und Funktionsweise von selbstschreibenden Dokumenten fest. Die Norm gilt als eine der wichtigsten Regelungen im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements. Des Weiteren werden hier Regeln für Protokolle und Kommunikationsschnittstellen beschrieben. Auch der Aufbau bzw. die Struktur des auf dem Server liegenden Dokumentenspeichers ist ein Bestandteil der ISO 10166. Gerade unter dem Aspekt, dass Anbieter von Dokumentmanagementsystemen vertrauensvoll mit den Daten ihrer Auftraggeber umgehen müssen, definiert die DFR Document Filing & Retrieval klare Regeln in den Bereichen Zugriffskontrolle und nicht genehmigtes Speichern einzelner Daten.

Kaufmännische Dokumente

Kaufmännische Dokumente sind Schriftstücke mit kaufmännischem Inhalt beziehungsweise kaufmännischem Charakter. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Belege, Handelsbriefe, Geschäftsinformationen oder steuerrelevante Unterlagen. Es sind also in jedem Fall sehr wichtige Dokumente, die in der Aufbewahrung eine hohe Priorität haben. Kaufmännische Dokumente müssen fachgerecht gesichert und professionell archiviert werden. Es geht bei der Archivierung vor allem darum, die relevanten Dokumente schnell finden zu können und sie vor den Einblicken firmenexterner Personen zu schützen. Es empfiehlt sich, nichtelektronische Dokumente auf elektronischem Wege, also mit Hilfe eines Computers, zu archivieren und zu sichern. Die Originaldokumente müssen somit nicht mehr in den Büroräumen liegen und können bei Bedarf auch vor Ort vernichtet werden, sofern man Backups der betreffenden Dokumente auf anderen Computern oder einem anderen elektronischen Datenträger erstellt hat.

Merkmale eines Dokuments

Ein Dokument weist mehrere Merkmale auf. Die Merkmale eines Dokuments liegen in der physischen Beschaffenheit, den formalen Eigenschaften, der Ordnung, dem Inhalt, der Zeit, dem Ersteller und dem Nutzer. Zu den physischen Merkmalen zählt die Form, das heißt, ob es ein Papierdokument oder eine Computerdatei ist. Die formalen Eigenschaften beschreiben den Aufbau und die Gestaltung, und die Ordnung zählt zu dem Bereich der Archivierung – also, in welche Kategorie das Dokument gehört. Die inhaltlichen Merkmale beziehen sich darauf, was in dem jeweiligen Dokument steht, um was es sich bei dem Schriftstück inhaltlich handelt und wie es formuliert und strukturiert ist. Die Zeit erläutert, wann das Dokument verfasst wurde und wie lange es gültig ist. Gegebenenfalls ist hier auch ein Eingangsdatum von Interesse. Der Verfasser ist derjenige, der das Dokument geschrieben hat, und der Nutzer ist der Empfänger beziehungsweise derjenige, der das Dokument benutzt. Ein weiteres Merkmal eines Dokuments ist sein Charakter. Hierzu zählen die Bearbeitungsmöglichkeit, die Rechtsbeschaffenheit und auch die Archivierungswürdigkeit des Dokuments.

Mikrofiche (Mikroplanfilm)

Mikrofiche, auch Mikroplanfilm genannt, ist das traditionell meistgenutzte Mikrofilmmedium. Im Vergleich zu Filmrollen ist es praktisch zu handhaben und wird mit speziellen Lesegeräten ausgelesen

Mikrofilm

Mikrofilm ist ein Oberbegriff für filmbasierte Systeme, die für eine platzsparende Archivierung genutzt werden. Die üblich verwendeten Medien sind Mikrofiche (auch Mikroplanfilm genannt), Mikrofilm Jackets, Zeichnungslochkarten und Filmrollen.

Mikrofilmkarte

Mikrofilmkarten erleichtern die Handhabbarkeit von Mikrofilmen mit einer Karte, die in der Regel aus Pappe besteht. Der Begriff wird auch synonym zur Mikrofilmlochkarte eingesetzt.

Mikrofilmlochkarte

Mikrofilmkarten, die auch Zeichnungslochkarten und Filmlochkarten genannt werden, speichern mit Hilfe von sogenannten Hollerith-Codes zusätzliche Informationen.

OCR (Optical Character Recognition)

Optical Character Recognition ist die Bezeichnung für ein Verfahren der Texterkennung beziehungsweise Zeichenerkennung; die betreffende Abkürzung lautet OCR. Es handelt sich hierbei um einen Begriff aus dem IT-Bereich. Er beschreibt im engeren Sinne nur einen Teil der automatischen Texterkennung und ist für die Mustererkennung zuständig, wird im Deutschen jedoch oft synonym für das Texterkennungsverfahren insgesamt verwendet. Im OCR-Prozess wird zuerst eine sogenannte Strukturerkennung vollzogen; dabei werden Grafiken von Textblöcken unterschieden. Danach werden die Zeilenstrukturen erkannt und dann erst die einzelnen Zeichen. Anfangs mussten noch eigene Schriftarten entwickelt werden, damit die Texterkennung mit Optical Character Recognition funktioniert. Inzwischen ist es jedoch so weit, dass das System so gut wie alle Schriftarten erkennen kann. Häufig wird es für die Erstellung eines Volltextindexes verwendet.

ODBC (Open Database Connectivity)

ODBC (Open Database Connectivity) kennzeichnet eine von Microsoft entwickelte Softwareschnittstelle, die unter Windows-Betriebssystemen zur Ansteuerung von Datenbanken eingesetzt wird. ODBC wird meist in den Entwicklungsprozess von Datenbanksoftware eingebunden und sorgt für eine optimierte Ansteuerung. Datenbanken, die über Open Database Connectivity angesteuert werden sollen, benötigen jeweils einen entsprechenden Treiber, der auf dem System des Clients installiert sein muss. Diese notwendigen Treiber werden von den Herstellern der verschiedenen Software für Datenbanken angeboten und im Unternehmen auf den betreffenden Arbeitsrechnern installiert. Von Seiten Microsofts wurde diese Softwareschnittstelle zur Standardisierung im Ansteuerungsprozess von Datenbanken unter Windows entwickelt.

Protokollieren / Logdatei

Etwas zu protokollieren oder eine Logdatei anzulegen, bedeutet festzuhalten, wer wann etwas ausgeführt hat und wie diese Ausführung aussah. Die Anlage eines Protokolls beziehungsweise einer Logdatei ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um Aufgaben handelt, die von großer Wichtigkeit sind. Es ist also praktisch eine Archivierung von Arbeitsvorgängen. Dabei werden zum Beispiel Arbeitsschritte und Arbeitsinhalte dokumentiert und zu welchem Zeitpunkt die jeweiligen Arbeiten durchgeführt worden sind. Das Protokollieren kann besonders wertvoll sein, wenn jemand einen Nachweis über erbrachte Leistungen, also zum Beispiel Aufträge oder Aufgaben, vorlegen muss. Es ist eine chronologische Auflistung, die im Voraus, parallel oder im Nachhinein erstellt werden kann.

Records Management

Der Begriff Records Management beschreibt eine systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Es handelt sich um eine sogenannte vorarchievische Schriftgutverwaltung. Die echte archivische Schriftgutverwaltung wird Records Preservation genannt. Records Management ist die Grundlage einer übersichtlichen und strukturierten Aktenführung. Man kann mit ihr Schriftgüter kontrollieren, erstellen, verwalten, entgegennehmen, nutzen und aufbewahren, also archivieren. Sämtliche damit verwalteten Unterlagen sind jederzeit abrufbar und dauerhaft verfügbar. Wenn man einen Nachweis für einen Geschäftsprozess benötigt, kann man ihn durch die erstellten Akten schnell finden und vorweisen. Zur Vorarchivierung muss man Metadaten erstellen, die Eingangsdaten festlegen und ein durchdachtes Ordnungssystem errichten. So sind die Akten gut aufbewahrt und können jederzeit gefunden werden. Um die Akten abzurufen, bedarf es Nutzungsrechte. Diese Nutzungsrechte verhindern firmenexterne Einblicke in die elektronisch gesicherten Unterlagen.

Redaktionssystem

Redaktionssysteme gehören zu den Content-Management-Systemen. Es handelt sich hierbei um Programme, die zur Verwaltung von Daten im Medienbereich genutzt werden. Dabei werden die Inhalte von der Datenstruktur und dem Design getrennt.
Es gibt Systeme, die direkt mit einem Programm bedient werden können und andere die von einer Internetseite aus bedient werden können. Letztere erfreuen sich großer Beliebtheit, da Nutzer dieser Systeme die Inhalte mit Hilfe von Berechtigungsdaten verändern, bearbeiten, löschen oder komplett erneuern können ohne über besondere HTML-Kenntnisse verfügen zu müssen. Die Inhalte in einem Redaktionssystem werden dabei entweder über eine Datenbank, ein Tabellen-Ansicht oder mit Hilfe von Text-Editoren eingestellt.

Return-On-Investment

Return-On-Investment bedeutet übersetzt Kapitalverzinsung oder Kapitalrente. Der Begriff stammt aus dem Finanzwesen und beschreibt, wie hoch bzw. niedrig die Rendite eines vorab zur Verfügung gestellten Kapitals ist. Die Kapitalverzinsung kann auch auf den Bereich des Dokumentenmanagements übertragen werden. Hierbei geht man vor allem davon aus, dass der Einsatz effizienter und passgenauer Dokumentmanagement- bzw. Archivierungssysteme eine hohe Rendite hervorbringt. Denn je mehr Zeit damit verbracht wird, bestimmte Dokumente wiederzufinden bzw. bestimmte Schlagwörter herauszufiltern, desto höher ist auch der geleistete Arbeitsaufwand bzw. die daraus entstandenen Kosten. Der richtige Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen und Archivierungsmodulen besitzt daher einen positiven Return-On-Investment und optimiert die Prozesse im IT-Bereich eines Unternehmens erheblich.

Scanner

Scanner erleichtern heutzutage die elektronische Erfassung von analogen Dokumenten wie zum Beispiel Briefen oder anderen Schriftstücken. Dies ist besonders praktisch, wenn man Dokumente elektronisch archivieren oder per E-Mail verschicken möchte. Scannen bedeutet übersetzt abtasten oder untersuchen. Die Funktionsweise eines Scan-Gerätes liegt darin, dass Sensoren die Oberfläche des Dokuments abtasten und die gesammelten Informationen mit sogenannten Analog-Digital-Umsetzern (A/D-Wandler) in ein digitales Format umsetzen. Die digitalen Informationen werden danach von bestimmten Programmen dargestellt, verarbeitet oder analysiert. Sowohl im Büro als auch im privaten Bereich hat der Scanner heutzutage einen festen Platz eingenommen. Das liegt vor allem daran, dass die Geräte relativ günstig zu erwerben und einfach zu bedienen sind.

Scan-on-demand

Scan-on-demand bedeutet, dass Unterlagen, Dokumente oder Schriftstücke bei Bedarf eingescannt und in digitale Form gebracht werden. In bestimmten Firmen wie Bibliotheken oder Sicherheitsarchiven kann man gedruckte Unterlagen in Papierform lagern. Sie werden dort sicher aufbewahrt – sprich, man erhält dort eine Art Lager, dessen Größe frei gewählt werden kann. Erst wenn man Unterlagen in digitaler Form wirklich benötigt, werden diese eingescannt. Scan-on-demand heißt also, dass erst etwas in die gewünschte digitale Form gewandelt wird, wenn man es wirklich braucht. Die Originalpapiere können auch danach noch im jeweiligen Lager archiviert bleiben. Wenn es gewünscht wird, werden die Papierdokumente nach dem Scannen an den Besitzer zurückgegeben oder vernichtet.

Tabellenkalkulation

Eine Tabellenkalkulation dient zur Erstellung und Bearbeitung von numerischen Daten in Form einer Tabelle. Hierbei handelt es sich um eine Software, die eine einfache und unkomplizierte Erstellung von unterschiedlichen Tabellenformaten ermöglicht. Die Benutzeroberfläche wird in Spalten und Zeilen angezeigt und es ist möglich, mit verschiedenen Zellenformaten, wie Uhrzeiten, Zahlen, Begriffen und sogar Formeln zu arbeiten. Bei Letzterem kann man die Tabellen ganz nach seinen Wünschen gestalten und bearbeiten und hierfür auch Werte aus anderen Zellen der Tabelle nutzen. Oftmals ist es bei Programmen der Tabellenkalkulation möglich, sich die eingegebenen Daten in verschiedenen Grafiken oder Verteilungen anzeigen zu lassen.

Technische Zeichnungen

Technische Zeichnungen sind grafische Darstellungen, die von Hand angefertigt werden und dazu dienen, Gegenstände, Gebäude oder Teile zu planen, zu konstruieren oder zu dokumentieren (Bestandszeichnungen). Diese Form des Zeichnens wird oft in den Berufsbereichen der Bautechnik, Raumgestaltung oder in der Holzbearbeitung gefordert. Um diese Zeichnungen anfertigen zu können, bedarf es eines gewissen Maßes an räumlichem Vorstellungsvermögen. Es handelt sich in der Regel um Zeichnungen, welche maßstabsgenau angefertigt werden müssen – das können ganze Projektzeichnungen oder auch Teilzeichnungen bzw. Detailzeichnungen sein. Technische Zeichnungen werden selbstverständlich archiviert und zur Nutzung aufbewahrt. Aus diesem Grund bekommt jede Zeichnung eine Zeichnungsnummer. Die Zeichnungen werden nach Norm und Art der Zeichnung archiviert. Mit Hilfe der Zeichnungsnummer, auch Referenz genannt, kann man im Archiv nach der jeweiligen Zeichnung suchen.

Textverarbeitung

Der Begriff Textverarbeitung bedeutet, dass man Texte (z.B. Briefe) erstellt und bearbeitet. Heutzutage geschieht dies meist mit Hilfe eines Computerprogramms, mit dem man die Texte schreiben, abspeichern und ausdrucken kann. Viele Textverarbeitungsprogramme erlauben aber nicht nur, Texte zu verfassen bzw. zu bearbeiten, sondern auch Grafiken einzubinden oder Formatvorlagen zu erstellen. Des Weiteren haben viele Programme meist zusätzliche Funktionen zur Überprüfung der Rechtschreibung bzw. Grammatik. Bekannte Programme für die Verarbeitung von Texten sind MS Word, Open Office Writer oder Latex. Von diesen besitzt jedes ein spezifisches Dateiformat; bei MS Word ist dies zum Beispiel doc. Man unterscheidet zwischen kostenpflichtigen Programmen und solchen, die man frei benutzen kann – diese bezeichnet man auch als Open Source-Programme.

Thesaurus

Der Begriff Thesaurus steht allgemein für eine Sammlung von Wörtern. Die bekannteste Verwendung findet dieser Begriff in seiner linguistischen Form: Hier bezeichnet er ein bestimmtes Vokabular, dessen Begriffe miteinander in Beziehung stehen. In Textverarbeitungsprogrammen oder speziellen Wörterbüchern können so zum Beispiel für bestimmte Begriffe Synonyme, aber auch Unterbegriffe und Oberbegriffe gefunden werden. In der Dokumentationswissenschaft wird der Thesaurus als Mittel zum Auffinden von Dokumenten und zur Sacherschließung verwendet. Hier findet ein so genanntes kontrolliertes Vokabular Anwendung, wobei die Relationen zwischen den einzelnen Begriffen dem Indexieren und somit dem leichteren Auffinden von Dokumenten dienen.

Volltextsuche/Volltextindex

Die Volltextsuche bzw. der Volltextindex sind bekannte und äußerst praktische Methoden, Begriffe innerhalb eines elektronisch erfassten Textes zu suchen. Alternativ dazu gibt es mit der Schlagwortsuche eine weitere Möglichkeit, Begriffe schnell und einfach in einem Text zu finden. Bei der Volltextsuche bzw. dem Volltextindex ist es von entscheidender Bedeutung, welche Qualität der vorab durchgeführte Archivierungsprozess hervorgebracht hat. Für die erfolgreiche Umsetzung ist die optische Texterkennung der eingesetzten Archivierungssoftware ebenfalls von Bedeutung. Diese ermittelt mit Ausnahme von sogenannten Stoppwörtern aus allen relevanten Begriffen den ausschlaggebenden Volltext. Da die Suchabfragen viel Rechenzeit in Anspruch nehmen, ist es außerdem wichtig, die richtige Hardware bzw. einen großen Server zur Verfügung zu haben.

Web Content Lifecycle

Der Begriff Web Content Lifecycle (zu Deutsch etwa Inhaltslebenszyklus) beschreibt die einzelnen Lebensphasen von Dokumenteninhalten. Zunächst wird der Content (Inhalt) erstellt, der aus Texten, Grafiken, Videos und weiteren Medienformaten bestehen kann. Anschließend wird er kontrolliert und gegebenenfalls zur Veröffentlichung freigegeben. In der nächsten Phase des Web Content Lifecycle wird der Inhalt des Projektes schließlich im Internet veröffentlicht. An die Publikation schließt sich innerhalb des Zyklus dann die Archivierung an, da überholte Informationen automatisch abgelegt werden müssen. Bei der Archivierung sind Bearbeiter und Autoren jedoch angehalten, vorhandene Referenzen online zu halten, so dass Links und Verweise durch den Archivierungsprozess nicht zu einem Fehler im Seitenaufruf führen.

Wissensmanagement

Unter dem Begriff Wissensmanagement werden operative Tätigkeiten zur Wissensverwaltung zusammengefasst. Der Begriff Wissen schließt dabei sowohl das Know-how und die Erfahrungen der Mitarbeiter als auch gesammelte Informationen in z.B. Firmenakten und -archiven mit ein. In diese Form des Managements wirken jeweils verschiedene Disziplinen wie die Wirtschaftsinformatik und Betriebswirtschaftslehre, die Informatik, Sozialwissenschaft und Informationswissenschaft mit hinein. Innerhalb des Unternehmens soll diese organisierte Vorgehensweise zur Verbesserung von Wissenszielen verwendet werden. Einzelne Mitarbeiter werden so zum Erlernen neuer Qualifikationen und Fähigkeiten angehalten, wodurch innerhalb des Unternehmens eine Weiterentwicklung und Qualitätssteigerung bewirkt wird. Professionelles Wissensmanagement gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird von zahlreichen Unternehmen bereits erfolgreich intern angewendet und weiterentwickelt.

Workflow

Der Begriff Workflow kennzeichnet einen fest definierten Arbeitsablauf und wird im Dokumentenmanagement für die strukturierte Bearbeitung und Verteilung angewendet. Er steht für einen Bearbeitungsablauf, bei dem zur Überprüfung der sachlichen Korrektheit bestimmte Dokumente an einen festgelegten Mitarbeiter weitergeleitet werden, wonach im nächsten Bearbeitungsschritt eine Weiterbearbeitung durch einen anderen Sachbearbeiter folgt. Im Prozess des Workflow werden die einzelnen Dokumente in der Regel als Email transportiert und liegen stets in digitalisierter Form zur Bearbeitung vor. Um während des Prozesses eine hohe Sicherheit der Daten zu gewährleisten, arbeiten alle Sachbearbeiter ausschließlich mit Kopien oder Verweisen der einzelnen Dokumente, die auf das zugrunde liegende Archiv zurückgreifen.

WORM (Write Once Read Many)

WORM (Write Once Read Many) ist eine Begriffsbezeichnung für einen Datenträger, der sich technisch bedingt nur einmalig beschreiben lässt. Um diesen Datenträger auszulesen, benötigt man ein geeignetes Laufwerk. Alle Datenträger verfügen über eine feste Seriennummer, die unveränderlich ist und in einem Katalog erfasst wird, was jegliche Veränderungen der Daten und Manipulationen ausschließt. Datenträger auf der Basis von Write Once Read Many galten lange als einzig anerkanntes Speichermedium bei den Finanzbehörden, können seit den neuen Richtlinien für die Datenspeicherung von Unternehmen jedoch auch durch andere Arten von Datenträgern abgelöst werden. In zahlreichen Unternehmen wird jedoch weiterhin auf WORM zur Datenspeicherung gesetzt.

XML - Datei

Eine XML-Datei (Extensible Markup Language-Datei) enthält nach Hierarchien strukturierte Textdaten, die im Internet für den Datenaustausch zwischen mehreren Systemen eingesetzt werden. Sie sind durch die sogenannte W3C-Spezifikation für XML-Dateien fest definiert und charakterisieren eine Metasprache, die im Rahmen struktureller und inhaltlicher Spezifikationen festgelegt wird. Jede einzelne dieser Dateien wird hierbei durch die Schemasprachen XML oder DTD definiert und entspricht der einheitlichen XML-Spezifikation des World Wide Web Consortium W3C. Eine XML-Datei setzt sich aus Textzeichen wie ASCII zusammen und kann virtuell ausgelesen werden. Zu den bekanntesten XML-Sprachen für die Verwendung im Internet zählen XHTML, RSS, MathML, GraphML, Scalable Vectror Graphics sowie das XML-Schema.